Neue BaFin-Regeln: So gelingt die Verdachtsmeldung nach dem Geldwäschegesetz

Die Anforderungen an sog. Geldwäscheverpflichtete steigen weiter. Ende November 2025 haben die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und die Financial Intelligence Unit (FIU) ihre gemeinsame Orientierungshilfe aktualisiert. Darin geht es vor allem darum, wann und wie genau eine Verdachtsmeldung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) eingereicht werden muss.

Warum die Verdachtsmeldung nach dem GwG so wichtig ist

Eine Geldwäsche-Verdachtsmeldung ist das wichtigste Werkzeug zur Geldwäschebekämpfung. Sobald stichhaltige Tatsachen auf eine Straftat hindeuten, müssen Verpflichtete handeln. Sie schicken unverzüglich die Meldung direkt an die FIU. Wer als Verpflichteter dieser Pflicht nicht nachkommt, riskiert hohe Bußgelder und erhebliche Aufsichtsmaßnahmen durch die BaFin.

Wann gilt eine Meldung als "unverzüglich"?

Das GwG fordert eine "unverzügliche" Meldung. Juristisch bedeutet das nach § 121 BGB "ohne schuldhaftes Zögern". Liegen alle nötigen Fakten auf dem Tisch, gilt ein festes Zeitfenster für Verpflichtete. Sie müssen die Verdachtsmeldung am selben Tag oder spätestens am nächsten Werktag einreichen (Der Samstag zählt nicht als Werktag).

Dieses Zeitfenster startet, sobald die entscheidenden Indizien vorliegen. Abwarten oder Verzögern werten die Behörden als Verstoß.

Welche Daten braucht die FIU?

Eine Meldung bringt der FIU nur dann etwas, wenn sie vollständig ist. Die Behörde muss den Fall auf Basis Ihrer Angaben sofort verstehen können. Abstrakte Informationen oder reine Vermutungen helfen den Ermittlern nicht weiter.

Tragen Sie deshalb alle verfügbaren Daten und Tatsachen zu den beteiligten Personen, Konten, Organisationen und Finanztransaktionen zusammen.

Ein häufiger Fehler: Wichtige Details verstecken sich oft nur in PDF-Anhängen. Das reicht ebenfalls nicht aus. Sie müssen alle Kernfakten direkt in die vorgesehenen Datenfelder der goAML-Software oder des XML-Schemas eintragen. Nur so kann die FIU die Daten automatisiert verarbeiten und auswerten.

Ermitteln ist Sache der Behörden - nicht der Unternehmen

Viele Verpflichtete fragen sich: Wie weit muss ich den Sachverhalt selbst aufklären? Die Antwort ist: Verpflichtete müssen und dürfen keinen Detektiv spielen. Ihre Aufgabe ist es, die Informationen aus dem direkten Umfeld der Geschäftsbeziehung zu bewerten. Reichen diese Daten für ein klares Bild aus, melden sie den Fall. Eine tiefgehende Ermittlungsarbeit verlangt das Gesetz ausdrücklich nicht. Verpflichtete müssen weder Zeugen vernehmen noch irgendwelche Nachforschungen anstellen. Die Bewertung von Personen und die Ermittlung von Straftaten bleiben allein Aufgabe der Behörden.

Die Anforderungen an das Vorliegen eines meldepflichtigen Verdachts sind bewusst niedrig ausgestaltet. Es ist weder eine abschließende Klärung des Sachverhalts noch eine rechtlich fehlerfreie Subsumtion unter eine konkrete Vortat der Geldwäsche erforderlich.

Ganz wichtig: Befragen Sie den Kunden bei einem konkreten Verdacht nicht zum Geld. Das GwG verbietet es, verdächtige Personen zu warnen. Wenn Sie den Kunden direkt auf die Herkunft der Mittel ansprechen, warnen Sie im schlimmsten Fall den Täter. Eine Befragung zur Mittelherkunft ist nur dann sinnvoll und geboten, wenn Sie erst prüfen wollen, ob überhaupt ein meldepflichtiger Fall vorliegt.

Die häufigsten Fehler in der Praxis

In der Praxis führen meist 3 typische Schwachstellen zu Problemen mit der BaFin:

• Unnötiges Abwarten: Unternehmen warten oft zu lange auf letzte Details, obwohl die Meldeschwelle längst erreicht ist.
• Fehlende Kerndaten: Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten oder zu beteiligten Dritten werden vergessen.
• Vorsichtsmeldungen: Es wird ohne echte Indizien gemeldet, um sich rechtlich abzusichern.