Im Rahmen der Mindestlohndebatte wurden ihre Stärken und Schwächen bereits teilweise thematisiert: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (S/F/N-Zuschläge). Ihre steuer- und sozialversicherungsrechtliche Privilegierung macht sie zum gern genutzten Anreizinstrument bei der Vergütungsgestaltung (Stichwort Nettolohnoptimierung). Ihre Handhabung ist jedoch nicht immer einfach und erst recht nicht einfach verständlich.
Arbeitgeber können nach § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfreie Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit zahlen. Das Prinzip ist klar: Leistung gegen Geld.
Im Arbeitsleben gibt es aber auch Konstellationen, bei denen Geld fließt, obwohl keine Arbeit geleistet wurde. Die Entgeltfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall oder das Urlaubsentgelt sind typische Fälle des dann eingreifenden sog. Lohnausfallprinzips. Der Arbeitnehmer ist jeweils so zu vergüten, als hätte er gearbeitet.
Die Höhe der Entgeltfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall errechnet sich aus dem Gehalt, das vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit erzielt wurde, § 4 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Sie steht auch den Aushilfen/Minijobbern zu. Um die Höhe des fortzuzahlenden Entgelts gerade bei schwankender Arbeitszeit festzustellen, wird von der Rechtsprechung das regelmäßige Gehalt der letzten zwölf Monate mit allen Lohnbestandteilen einschließlich aller gewährten Zuschläge jedoch ohne abgeleistete und vergütete Überstunden, zugrunde gelegt.
Der Urlaubslohn errechnet sich aus dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor Beginn des Erholungsurlaubs und steht auch den Aushilfen/Minijobbern zu, § 11 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). In die Berechnung des Durchschnittslohns sind alle Lohnbestandteile einzubeziehen, wie bei der Entgeltfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall.
Diese gesetzlich vorgeschriebene Berechnung des zu zahlenden Entgelts führt dazu, dass S/F/N-Zuschläge beitragspflichtig werden, wenn die Arbeit bei Krankheit, an Feiertagen und im Urlaub nicht geleistet wird. Die im Durchschnittsentgelt enthaltenen Zuschläge sind dann nämlich plötzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn und somit sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Gewähren Sie ihren Mitarbeitern S/F/N-Zuschläge, müssen Sie deshalb bei einer Betriebsprüfung z.B. durch die Deutsche Rentenversicherung daran denken, dass diese Zuschläge auch bei der Berechnung von Entgeltfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall sowie beim Urlaubslohn mit einfließen. Überraschend für die meisten Arbeitgeber ist dabei vor allem, dass hier eine fiktive Lohnberechnung stattfindet, die aber zu ganz realen Belastungen führen kann.
Ein Beispiel mag die Situation verdeutlichen. Angenommen, ein Hotelfachmann im ersten Beschäftigungsjahr erhält ein Stundenentgelt von 10,00 €/Stunde, wie es dem neuen Entgelttarifvertrag in Bewertungsgruppe 3.1 entspricht. Für seine gelegentlichen Arbeitseinsätze bei Nacht erhält er außerdem einen steuerfreien Nachtzuschlag von 25% des Grundlohns, wie in § 3b EStG vorgesehen, also 2,50 €/Stunde. Dann ist bei seinem tatsächlichen Nachteinsatz der Zuschlag in Höhe von 2,50 €/Stunde steuer- und sozialversicherungsfrei. Anders ist es aber, wenn der Mitarbeiter Urlaub hat und in dieser Zeit den Nachtzuschlag als Urlaubsentgelt weitergezahlt bekommt. Die 2,50 €/Stunde sind dann steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wird der Zuschlag während des Urlaubs tatsächlich gar nicht erst ausgezahlt, so ist er dennoch als „Phantomlohn“ beitragspflichtig anzusetzen, weil der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Auszahlung gehabt hätte.

Im Rahmen einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung ist also ggf. eine Heranziehung zur Nachentrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen zu fiktiven Lohnzahlungen möglich, wenn die Entgelthöhe in der Vergangenheit falsch berechnet wurde.