Den Urlaubsanspruch, den Arbeitnehmer aufgrund gesetzlicher Regelungen und dem Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung erhalten, ist als Jahresurlaub ausgestaltet.

Am Jahresende muss der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers grundsätzlich aufgebraucht sein.

Das Bundesurlaubsgesetz fordert in § 7 Abs. 3 hier vom Arbeitnehmer ausdrücklich:

Der Jahresurlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden.

Hat der Arbeitnehmer seinen Urlaub aber nicht oder nicht vollständig genommen, verfällt er zum Jahresende.

Das Europarecht und der Europäische Gerichtshof haben der deutschen arbeitsrechtlichen Regelungen teilweise einen Riegel vorgeschoben.

Der Urlaub des Arbeitnehmers verfällt nun nicht mehr automatisch, sondern nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den drohenden Urlaubsverfall hingewiesen hat.

Der Hinweis des Arbeitgebers erfolgt nur wirksam, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer rechtzeitig vor dem 31.12. oder dem Übertragungszeitraum bis zum 31.12. schriftlich informiert hat, dass der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers verfällt; die Beweislast trägt der Arbeitgeber.

Eine Übertragung des Resturlaubs in das Folgejahr kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht.

Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen.

Im Fall einer Übertragung des Urlaubs auf das nächste Jahr, muss er in den ersten drei Monaten, also bis zum 31. März, genommen werden.

Dringende persönliche Gründe sind:

Arbeitsunfähigkeit
Erkrankung eines Angehörigen, der gepflegt werden muss
oder die Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte

Dringende betriebliche Gründe sind:

termin- oder saisongebundene Aufträge,
technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf

Für die Urlaubsübertragung muss der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber keinen Antrag stellen, sondern die Zeitgrenze verschiebt sich vom 31.12. automatisch auf den 31.03., wenn ein dringender Grund dafür vorlag.

Arbeitnehmer, die den Urlaub weder bis zum 31.12. noch bis zum 31.03. genommen haben, müssen befürchten, dass der Urlaub verfällt.

Der Urlaubsverfall erfolgt jedoch nur nach dem Europarecht und dem Europäischen Gerichtshof, wenn der Arbeitgeber den Nachweis erbringen kann, dass er den Arbeitnehmer zur Urlaubnahme aufgefordert hat und auf den Urlaubsverfall hingewiesen hat.

Hinweis: Urlaub, der wegen Mutterschutz oder Elternzeit nicht genommen werden konnte, verfällt nicht, sondern kann genommen werden, wenn der Arbeitnehmer wieder arbeitet.

Bei einer langen Erkrankung kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub ebenso nicht nehmen und der Urlaub verschiebt sich auf die Zeit, bis zu der der langzeiterkrankte Arbeitnehmer wieder arbeiten kann.

Da sich so bei einem sehr lang arbeitsunfähigen Arbeitnehmer aber so Urlaubszeiten über Jahre aufstauen könnten, hat der Europäische Gerichtshof auf eine Vorlagefrage des Bundesarbeitsgerichts entschieden, dass Urlaub 15 Monate nach dem 31.12. verfallen kann.